Das Papier löst sich in die Cloud auf, wenn die Digitalisierung das letzte Hindernis der Datensicherheit überwunden hat.
Im Umfeld der Entgeltabrechnung greift die digitale Transformation ebenso um sich wie in allen anderen Unternehmensbereichen. Die Ablösung der Papierdominanz bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen hat begonnen und entwickelt sich derzeit sehr dynamisch. Technisch spricht nichts mehr gegen den Schritt hin zur medienbruchfreien elektronischen Verteilung der Gehaltsunterlagen über eine sichere Cloud-Plattform. Wichtig ist in jedem Fall, sich die Sicherheitsinfrastruktur des jeweiligen Cloud-Anbieters anzuschauen. Diese muss sicherstellen können, dass die sensiblen Lohndaten nicht korrumpiert werden.
Noch bekommen die meisten Arbeitnehmer in Deutschland zwar nach wie vor ihre Lohn- und Gehaltszettel in Papierform. In einer Zeit, in der alle möglichen Prozesse verschlankt und auf ihr Digitalisierungspotenzial geprüft werden, steht dieses Verfahren aber mehr und mehr auf dem Prüfstand. Da ist es nahe liegend, dass die Cloud auch bei den Prozessen rund um die Entgeltabrechnung als Nutzungsmodell akzeptiert wird. Praktisch ist das nicht zuletzt, weil Dokumente wie die Brutto/Netto-Abrechnung, die Lohnsteuerbescheinigung und der Sozialversicherungsnachweis in den meisten Betrieben oder bei den sie betreuenden Steuerberatungskanzleien sowieso softwaregestützt elektronisch erzeugt werden. Die vorliegenden Daten müssen also lediglich in eine sichere Infrastruktur hochgeladen werden, damit die Arbeitnehmer jederzeit und von überall darauf zugreifen können.
Neben dem direkten Zugang der Beschäftigten zu ihren Unterlagen bietet eine Distributionsplattform in der Cloud auch für das Unternehmen handfeste Vorteile: Zunächst entfällt der zeitliche Aufwand für die physische Verteilung der Brutto/Netto-Abrechnung. Dadurch wird auch der zeitliche Spielraum bei der Abrechnungserstellung größer, da Postlaufzeiten keine Rolle mehr spielen. Auf Wunsch stehen die Dokumente unmittelbar nach der Abrechnung bereit. Wurden die Abrechnungen den Mitarbeitern vorher an die Heimadresse geschickt, spart das Unternehmen zudem das Porto für diesen Versand.
Zusätzlich kann es den Mitarbeitern mit den Monatsabrechnungen auch gleich noch aktuelle Hinweise rund um Lohn und Gehalt zukommen lassen – beispielsweise zu gesetzlichen Änderungen. Insgesamt wird der Lohnabrechnungsprozess gestrafft, da der bisherige Medienbruch nicht mehr stattfindet. Dadurch wird der Papierverbrauch deutlich reduziert, sodass sogar noch ein positiver Umwelt-Aspekt konstatiert werden kann.
Eine ausgewogene Balance von Sicherheit und Komfort ist maßgeblich für die Akzeptanz der Anwender.
Ein zentrales Element bei der digitalen Bereitstellung ist natürlich der Schutz der enthaltenen Daten. Während bei der Verteilung auf Papier Sicherheitsmerkmale in den Kuverts oder Paketen und die Verwendung spezieller Klebstoffe zumindest unbemerkten Fremdzugriff verhindern, kommt in der elektronischen Welt dem Zugriffsschutz auf die Dateien ein besonderer Stellenwert zu.
In jedem Fall sollte der Zugang über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung abgesichert werden, also über eine Kombination aus Besitz- und Wissenskomponenten. Solche Verfahren bieten einen deutlich höheren Schutz als die weit verbreitete Login-Möglichkeit mittels Benutzername und Passwort.
Die Schwierigkeit dabei ist, ein sicheres Verfahren zu finden, ohne gleichzeitig die Hürden für die Anwender zu hoch zu legen. Wie sich dieses Dilemma auswirken kann, erfuhr die Datev am eigenen Leib. So setzte sie bei der Einführung ihres Arbeitnehmerportals im Jahr 2013 konsequent auf die hochsichere und vielversprechende eID-Funktion des neuen Personalausweises. Letztlich fand der elektronische Personalausweis aber nicht schnell genug Verbreitung, und selbst bei den ausgegebenen Exemplaren verzichteten viele Bürger auf die Freischaltung der eID-Funktion. In Folge entwickelte sich die Anwenderzahl der Lösung zunächst nicht wie erwartet.
Als Datev im Jahr darauf zusätzlich das deutlich bequemere smsTAN-Verfahren als alternativen Zugriffsschutz ermöglichte, wurde die Lösung für die Unternehmen schnell richtig interessant.
Aktuell sind bereits mehr als 275 000 Arbeitnehmer im System registriert – Tendenz stark steigend. Daran lässt sich ablesen, dass eine ausgewogene Balance von Sicherheit und Komfort maßgeblich für die Akzeptanz der Anwender ist. //
von Michael Eß
