RPA in der HR-Abteilung

Potenziale automatisierter Personalprozesse

von Andreas Fuhrich

Durch die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten sparen Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter wächst. Insbesondere in der Personalabteilung entstehen neue Freiräume, die für strategische Maßnahmen genutzt werden können. Welche Potenziale RPA-Lösungen im HR-Bereich aufweisen können, wollen wir uns im Folgenden an einigen ausgewählten Beispielen anschauen.

Bewerbermanagement

Durch die digitale Transformation entstehen neue Tätigkeiten mit unterschiedlichen Anforderungen an Hard- und Soft-Skills. Passende Kandidaten zu finden, wird immer schwieriger – ein Umstand, dem Unternehmen durch Active Sourcing begegnen. Ein Active Sourcer schafft es erfahrungsgemäß, zehn Stellen pro Jahr erfolgreich zu besetzen, und kostet dabei inklusive Nebenkosten und Software-Lizenzen rund 60 000 Euro im Jahr. In größeren Unternehmen, wo es mehr als 2 000 Stellen zu besetzen gibt, kommt man so schnell auf einen zweistelligen Millionenbetrag.

RPA spart hier Zeit und Kosten. Der Recruiter muss lediglich das Anforderungsprofil und den Suchalgorithmus festlegen und die Software übernimmt das sonst zeitaufwendige Durchforsten von sozialen Medien, Lebenslauf-Datenbanken, Fach-Communitys etc. Daraufhin kontaktiert die Software die Kandidaten mit einem passenden Anschreiben inklusive evtl. Reminder-Durchläufe. Antworten werden automatisch kategorisiert und die Konversation durch ein passendes, im System hinterlegtes Schreiben weitergeführt. Automatisiert werden eingehende Dokumente abgelegt, Bewerbungsunterlagen durchforstet und die Bewerberdatenbank mit Informationen gefüllt. Sollten Daten fehlen, fordert das System diese beim Kandidaten an. Der Recruiter legt Ausschlusskriterien so wie die Gewichtung verschiedener Skills fest oder ändert diese und das System zeigt in einem Ranking die am besten geeigneten Kandidaten an.

On-Boarding

Der klassische On-Boarding-Prozess ist in der Regel so ansprechend wie ein Besuch beim Amt. Die erforderlichen Prozesse sind zwar klar strukturiert, aber auch sehr unpersönlich. Dokumente erscheinen wichtiger als die damit verbundenen Menschen.

RPA-Lösungen ersparen dem Personaler das lästige Eintippen immer gleicher Daten in verschiedene Formulare. Aus dem Lebenslauf und dem Bewerbungsformular sind viele Informationen schon bekannt. Im System hinterlegt kann die Software hier wichtige Daten vorausfüllen. Anstatt stundenlang herumzusitzen und Papiere auszufüllen, kann die gemeinsame Zeit nun genutzt werden Beziehungen aufzubauen sowie die Kultur und Werte der Organisation zu vermitteln. Zudem werden alle weiteren wesentlichen Prozesse, wie etwa das Erstgespräch mit Vorgesetzen oder wichtige Schulungen, durch RPA-Lösungen terminiert.

Letzteres passiert dabei nicht nur beim On-Boarding. Mitarbeiter müssen ständig über neue Prozesse und Aufgaben informiert werden, um beispielsweise geänderten Compliance-Anforderungen gerecht zu werden oder den Umgang mit neuen Applikationen und Geräten zu erlernen. RPA lässt sich mit E-Learning-Programmen koppeln und ein Schulungserfolg wird so transparent.

Reise- und Ausgabenmanagement

Fehlende Abrechnungen, fehlerhaft ausgefüllte Formulare, intransparente Darstellung der Ausgaben – HR-Mitarbeiter haben ihre liebe Mühe mit den Reisekostenabrechnungen. Oft sind eine Nachbearbeitung und der damit erhöhte administrative Aufwand unerlässlich. RPA-Lösungen überprüfen selbstständig Formulare und fordern Korrekturen an.

Erstellung von Monatsabrechnungen

Typische Probleme bei der Erstellung der Gehaltsabrechnungen sind fehlende Angaben zu geleisteten Stunden, Compliance-Anforderungen und regional unterschiedliche Steuerbestimmungen. In der Folge kommt es zu verspäteten Zahlungen, erhöhter Unzufriedenheit, einem zusätzlichen Aufwand zum Umgang mit Beschwerden und schlimmstenfalls zu Kündigungen.

Da der Abrechnungsprozess stark standardisiert ist, schafft RPA hier Abhilfe. Bei fehlenden Daten in der Arbeitszeiterfassung wird eine automatische Meldung verfasst. Zusätzlich zur Erstellung der Abrechnung werden automatisiert Daten an die Finanzämter gesendet und Transaktionen veranlasst.

Ticketing

Wenn Mitarbeiter mit der Personalabteilung unzufrieden sind, gibt es vor allem einen Grund: Sie erhalten die Informationen, die sie benötigen, nicht schnell genug. Die mangelnde Effizienz in der Administration kann viele verschiedene Ursachen haben: Formulare werden hin- und hergeschickt, Zuständigkeiten sind unklar oder es treffen spontane Anfragen ein, die nicht im Voraus geplant werden können.

Chatbots beantworten viele Anfragen schon durch vorgefertigte Templates, ohne das HR-Mitarbeiter davon etwas bemerken. Sogenannte „Super Chatbots“ sind durch kognitive Intelligenz in der Lage, die Emotionen der Mitarbeiter zu erfassen und entsprechend „empathisch“ zu reagieren oder ggf. einen Personaler zu alarmieren.

Mitarbeiterdatenverwaltung

Im Verlauf des Berufslebens kommt es häufig zu Änderungen der Stammdaten, z. B. durch Umzüge oder Hochzeiten. Zusätzlich muss die Personalabteilung nicht nur die Daten der Mitarbeiter, sondern auch die von Bewerbern und ehemaligen Angestellten verwalten.
RPA-Lösungen hinterlegen alle Daten automatisiert und der richtigen Person zugeordnet. Alte Daten werden archiviert und die Zuverlässigkeit auch über verschiedene Systeme hinweg gewährleistet. Anforderungen der DSGVO – sollte jemand eine Auskunft über seine Daten haben wollen oder deren Löschung fordern – erfüllt das System ebenfalls automatisiert.

Reports und Analysen

Reports bieten eine wichtige Grundlage für geschäftliche Entscheidungen. Bei der Sammlung der Daten müssen Informationen aus verschiedenen Systemen zusammengesucht und neu abgelegt werden.
RPA-Programme erstellen nicht nur gewünschte Reports, sondern aktualisieren diese auch laufend. Schließlich kann die Software kontinuierlich auf alle notwendigen Daten zugreifen und diese entsprechend auswerten.

Off-Boarding

Wenn ein Mitarbeiter ein Unternehmen verlässt, ist der von der Personalabteilung durchgeführte Off-Boarding-Prozess oft ein administrativer Albtraum. Alle Konten sollten gelöscht, jeder Zugriff verweigert werden. Welche Anwendungen hat der Mitarbeiter genutzt? Welche Programme müssen überprüft werden? Zudem sollten betreffende Stellen informiert werden, dass der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Der gesamte Prozess ist zeitaufwendig und anfällig für Fehler.

Ein Idealfall für RPA-Lösungen. Diese löschen sicher, vollständig und voll automatisiert alle Zugriffsrechte und informieren betreffende Stellen. Die HR-Abteilung hat so Zeit, den Abschied genau so herzlich zu gestalten wie die Einstellung. Fachkräfte, die das Unternehmen verlassen, kommen so vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt zurück, Ruheständler werden zu Botschaftern für den Arbeitsplatz. //

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