HR & Business Intelligence

Digitalisierung unterstützt HR beim strategischen Personalmanagement

von Helena Weiß

Personalkosten, individuelle Arbeits- und Vergütungsmodelle sowie ein intensiver Wettbewerb um talentierte Mitarbeiter steigern die Anforderungen an den HR-Bereich. Um den wachsenden Aufgaben auch in Zukunft gerecht zu werden, müssen die Unternehmen auch in der Personalarbeit auf Digitalisierung setzen. Sie brauchen eine integrierte Lösung, die den HR-Bereich von der Kapazitätsermittlung über die Personalkostenberechnung bis hin zur strategischen Bedarfsanalyse unterstützt.

HR hat eine zentrale Position im Unternehmen und ist mit sämtlichen anderen Bereichen eng verflochten. Aus diesem Grund ist es wichtig, den HR-Bereich in die zentralen Planungsinstrumente eines Unternehmens eng einzubinden. Denn egal, ob es um Finanz-, Produktions- oder Vertriebsplanung geht: Ohne die angemessene Personalausstattung lassen sich die Pläne nicht umsetzen. Und ohne die Betrachtung der Kosten lässt sich ein Unternehmen nicht erfolgreich führen.

„Ein zunehmend wichtiger Punkt in der Personalarbeit ist die Personalanalyse. Damit kann das HR-Management das Potenzial der Belegschaft sichtbar machen und bekommt einen besseren Überblick über die wichtigsten Werttreiber, die dem Personal-Management-Prozess zugrunde liegen.“

Planungsplattform als Bindeglied zu den anderen Bereichen

Eine allgemeine Planungs- und Analyse-Plattform wie Board, in der auch die anderen Abteilungen ihre Zahlen planen, verbindet HR mit allen Unternehmensbereichen. Wichtig ist, dass die Plattform die Besonderheiten des Personalwesens abbildet und z. B. die speziellen Anforderungen an die Sicherheit und Vertraulichkeit der Personaldaten sicherstellt. Hier zeigen sich bereits die ersten Vorzüge einer solchen integrierten Plattform gegenüber einer Planung mit Excel, bei der Zugangsbeschränkungen, Änderungsprotokolle und Versionierung schwierig umzusetzen sind.

Gleichzeitig sorgt die integrierte Planungsplattform für einen sogenannten „Single Point of Truth“ (SPoT). Alle Bereiche können sich darauf verlassen, dass sie jederzeit die aktuellen und korrekten Daten im Zugriff haben. Plant die Produktion eine Kapazitätserweiterung, können Investitionsbedarf, Rohstoffbedarf und Personalbedarf auf den gleichen zuverlässigen Daten geplant werden und eine umfassende Kostenbetrachtung durchgeführt werden.

Prognose der Personalabgänge und Lücke der zukünftigen Personaldecke

Eine gute integrierte Plattform besticht durch eine hohe Benutzerfreundlichkeit, die es den Mitarbeitern leicht macht, damit zu arbeiten. Für die HR-Seite muss sichergestellt werden, dass sich die Daten aus personalspezifischen Programmen z. B. für Gehaltsabrechnungen, Bewerbermanagement oder digitale Personalakten direkt an die Plattform anbinden lassen. Das erlaubt es den Mitarbeitern, schnell Stammdaten anzulegen, Parameter für Tarif- und Sozialabgaben zu hinterlegen und diese dann genauso wie individuelle Gehaltskomponenten den einzelnen Mitarbeitern zuzuweisen.

Strategische Bedarfsanalyse

Informationen zu Kompetenzen und Potenzial der Mitarbeiter ergänzen die Stammdaten. Damit ist die Voraussetzung geschaffen, um die strategische Personalplanung anzugehen und die Kompetenzen der Mitarbeiter mit den in Zukunft benötigten Anforderungen abzugleichen. Besteht eine strategische Lücke, bekommt der Bearbeiter dies angezeigt und kann Maßnahmen wie Mitarbeiterentwicklung und Einstellungen initiieren, um diese Lücke zu schließen. Gleichzeitig sieht er, was die Maßnahmen kosten.

Simulationen und Bildung von Szenarien in Bezug auf Personalkennzahlen zeigen, welche Auswirkungen die verschiedenen Maßnahmen haben, bevor die endgültige Entscheidung fällt. So bringt HR die Personalplanung effizient mit strategischen, operativen und finanziellen Zielen des Unternehmens in Einklang.

„Haben wir früher mehrere Wochen für die HR Planung gebraucht, so sind wir jetzt nach 4 Tagen mit dem HR-Forecast durch.“

Für Neueinstellungen kann der HR-Mitarbeiter Planstellen anlegen und diese über das System automatisch zur Genehmigung dritten Personen vorlegen. Dies erfolgt Workflow-gesteuert innerhalb des Systems und lässt sich jederzeit nachverfolgen. Ist die Planstelle genehmigt, kann sie automatisch in eine konkrete Stelle überführt werden, inklusive Kosten und Zuweisung auf die entsprechende Kostenstelle.

Da die Daten gesammelt vorliegen, ist HR problemlos im Stande, Budgetierung und rollierende Forecasts für Personalbestand sowie deren operative und finanzielle Auswirkungen durchzuführen. Dabei kann HR den Personalbedarf direkt berücksichtigen, der durch die Planungsaktivitäten anderer operativer Bereiche entsteht.

Effiziente Personalanalyse und Personalkostenplanung

Ein zunehmend wichtiger Punkt in der Personalarbeit ist die Personalanalyse. Damit kann das HR-Management das Potenzial der Belegschaft sichtbar machen und bekommt einen besseren Überblick über die wichtigsten Werttreiber, die dem Personal-Management-Prozess zugrunde liegen. Die Daten ermöglichen es, Erkenntnisse zu gewinnen, um die Personalproduktivität zu verbessern und die Personalkosten unter Kontrolle zu haben.

Die integrierte Plattform ermöglicht es dem HR-Bereich, durch quantitative und geschäftliche Modellierungsmöglichkeiten die Fähigkeiten und Kompetenzen der gesamten Belegschaft abzubilden sowie detaillierte Profile von hoch qualifizierten Mitarbeitern zu definieren.

Die HR-Mitarbeiter können Vergütungsbestandteile analysieren sowie interne und externe Vergleiche der Vergütungsniveaus durchführen. So lassen sich z. B. das Risiko von unterbezahlten Mitarbeitern und die Auswirkungen auf das Geschäftsergebnis bewerten. Aber auch andere geschäftskritische Indikatoren wie Kosten pro Einstellung, Fluktuationsrate, Betriebszugehörigkeit, Mitarbeiterzufriedenheit, Weiterbildung, Abwesenheitsrate, erreichte Leistungsziele, Gesamtkosten und Einnahmen pro Mitarbeiter können leicht analysiert und dargestellt werden.


Kernaussagen

Human Resources muss als zentraler Bereich in die datenbasierten Planungs- und Analyseaktivitäten im Unternehmen eingebunden sein. Eine integrierte digitale Plattform bildet dabei die Brücke zu den anderen Bereichen und stellt übergreifend Daten zur Verfügung. Wichtig ist, dass die Plattform für die Sicherheit und Vertraulichkeit der Personaldaten sorgt.
Die Plattform unterstützt HR u. a. bei:

  • Kapazitätsermittlung
  • Personalkostenberechnung
  • Bedarfsanalyse und -prognose

Damit kann HR auf die wachsenden Herausforderungen reagieren. Es stärkt auch die Position von HR als strategischer Partner für die operativen Bereiche.


Interessant wird es für die Personalarbeit, wenn es darum geht, zukünftige Veränderungen der Belegschaft zu prognostizieren. Hier ermöglichen die umfangreichen Funktionen der Plattform Projektionen für verschiedene Variablen wie Personalbestand, Fluktuationsrate oder Personalkostenentwicklung.

Automatisierung bringt Entlastung für die Personaler

Der große Nutzen einer solchen integrierten Plattform wird auch vom Digitalisierungsexperten und Beratungsunternehmen Eucon eindrucksvoll bestätigt. Das Unternehmen nutzt Board für seine Personalplanung. Neben der vollen Transparenz über die wichtigsten HR-Kennzahlen konnte der Zeitaufwand für den HR-Planungsprozess signifikant gesenkt werden.

„Haben wir früher mit Excel mehrere Wochen für die HR-Planung gebraucht, so sind wir jetzt zum Beispiel nach vier Tagen mit dem HR-Forecast durch“, sagt Katharina Grasser, Finance Director bei der Eucon Group. „Früher wäre ein monatlicher HR-Forecast undenkbar gewesen. Das ist jetzt möglich. Zudem konnte auch der Reporting-Prozess extrem verkürzt werden. Dreimal geklickt und schon sind die Daten visualisiert. Das kam natürlich bei unserer Geschäftsführung entsprechend gut an und sie waren verblüfft, dass wir neue Reports noch am selben Tag liefern, auf die sie früher mehrere Tage warten mussten.“

Fazit

Die Beispiele zeigen, wie wichtig die Digitalisierung des Personalwesens durch eine integrierte Planungsplattform ist, die alle operativen und strategischen Bereiche verbindet. Sie gibt HR-Führungskräften und -Mitarbeitern mehr Raum für wertschöpfende Tätigkeiten.
Sie macht die Personalkosten transparent und trägt so direkt dazu bei, die Kennzahlen des Unternehmens zu verbessern. Damit fällt es dem HR-Bereich deutlich leichter, sich als strategischer Partner im operativen Geschäft zu präsentieren. //

Nehmen Sie Kontakt zur Autorin auf:
www.handbuch-hr.de/autoren/h-weiss

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