Employee Experience

Wie die Digitalisierung in der HR Menschen in den Mittelpunkt rückt und Vertrauen schafft.

von Wieland Volkert

Der demografische Wandel schreitet ebenso unaufhaltsam voran wie die Digitalisierung. Daher ist der Fachkräftemangel auf lange Sicht vorprogrammiert. Das sagt auch das Kompetenzzentrum Fachkräftesicherung (KOFA): In einer Studie vom April 2020(1) hatte das Institut 501 versorgungsrelevante Berufe in Deutschland identifiziert und prognostizierte Fachkräfteengpässe in fast der Hälfte dieser Berufe aufgrund der Pandemie. Unternehmen, die im War for Talents gewinnen wollen, müssen qualifizierte Mitarbeiter nicht nur finden, sondern langfristig halten. Die Employee Experience ist dabei ein wichtiges Kriterium mit dem angenehmen Nebeneffekt, dass zufriedene Mitarbeiter sich zudem positiv auf das Geschäftsergebnis auswirken.

Digitalisierung schafft Employee Experience

Es gibt immer nur einen ersten Eindruck, den ein neuer Mitarbeiter mit seinem zukünftigen Unternehmen verknüpft. Umso wichtiger ist es, neue Kollegen von Anfang an zu beeindrucken. Doch Onboarding ist komplex und mit vielen administrativen Schritten verbunden. Vielleicht kommt Ihnen dies bekannt vor: Kaum angekommen liegt ein Stapel Papiere zum Ausfüllen auf dem Schreibtisch oder eine Reihe von E-Mails mit Dokumenten im Anhang, die ausgefüllt und unterschrieben werden müssen. Neue Mitarbeiter können sich damit leicht überfordert fühlen, insbesondere weil Manager und Kollegen meist nicht eng in den Prozess eingebunden sind – erst recht nicht, wenn sie räumlich getrennt arbeiten. Aus Motivation wird so schnell Unmut und eine Fachkraft sucht, laut Umfragen(2), nicht selten schon innerhalb der ersten zwölf Monate einen neuen Arbeitgeber.

Wieland Volkert

Ein digitaler Onboarding-Prozess schafft hier Abhilfe. In einem personalisierten Onboarding-Portal wird der Mitarbeiter persönlich begrüßt und erhält einen interaktiven Einstieg in seine Aufgaben. Ein bequemes digitales Dokumentenmanagement verdrängt den Papierstapel. Formulare lassen sich online ausfüllen, elektronisch signieren und per Mausklick an die Personalabteilung übermitteln. Am Onboarding beteiligte HR-Fachkräfte können übermittelte Formulare direkt im Portal einsehen und haben jederzeit den Überblick. Zudem erhält der neue Mitarbeiter über eine Wissensdatenbank sofort Zugriff auf Informationen, die für ihn relevant sind. Er kann Fragen oder Anträge von jedem mobilen Endgerät an die HR stellen, die automatisch zum richtigen Ansprechpartner weitergeleitet werden. So bleibt die anfängliche Motivation des neuen Mitarbeiters erhalten und er wird darin bestärkt, den richtigen Arbeitgeber gewählt zu haben.

Damit Mitarbeiter auch langfristig motiviert bleiben, ist es ratsam, unternehmensweit für eine positive Employee Experience zu sorgen. Hier bietet die HR als zentrale Anlaufstelle für Mitarbeiteranliegen beste Voraussetzungen, um eine strategische Rolle einzunehmen und eine umfassende EX-Strategie zu definieren und aktiv mitzugestalten. Innovative Technologien, wie eine HR-Service-Delivery-Lösung, schaffen dabei eine produktive Arbeitsumgebung – nicht nur im Büro. Sie bilden die Grundlage für eine erfolgreiche Remote-Arbeit und ermöglichen eine unproblematische räumliche Veränderung. Insbesondere Tools wie eine personalisierte Wissensdatenbank mit Suchfunktion und der automatischen Beantwortung von Standardfragen helfen, die Mitarbeiterzufriedenheit zu erhöhen, und schaffen gleichzeitig Freiräume für die Personalabteilung, sich komplexerer Fragestellungen anzunehmen.

Eine HR, die in der Lage ist, sich kompetent und schnell mit den Problemen der Mitarbeiter zu beschäftigen und individuelle Fragen zu beantworten, schafft Vertrauen – die Grundlage für eine gesunde Beziehung zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.


Kernaussagen

  • Ein digitaler Onboarding-Prozess fördert die Employee Experience gleich beim Einstieg ins Unternehmen.
  • Zukunftsweisende Technologien ermöglichen einen personalisierten HR-Service – an jedem Ort und von jedem Gerät aus.
  • Vertrauen bauen Sie auf, indem Sie transparent und schnell auf Mitarbeiteranliegen reagieren.
  • Besonders in unsicheren Zeiten schenken Arbeitnehmer ihrem Arbeitgeber Vertrauen und erwarten Orientierungshilfe.
  • Eine positive Employee Experience erweist sich in Krisenzeiten als Stabilitäts­anker und beeinflusst den Unternehmenserfolg nachhaltig.


Vertrauen und Kommunikation

Um das Vertrauen dem Arbeitgeber gegenüber zu stärken, müssen Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes ernst genommen werden. Entscheidend ist nicht nur die Einhaltung diverser Compliance-Richtlinien, sondern auch eine klare interne Kommunikation. Für den Mitarbeiter muss transparent nachvollziehbar sein, welche Daten zu welchem Zweck erhoben und gespeichert werden, wer Zugriff darauf hat und welche Vorteile sich für ihn daraus ergeben.

Wie können wir jeden Mitarbeiter so schnell wie möglich mit den für ihn relevanten Informationen erreichen?

In Krisenzeiten wird eine klare Kommunikation seitens des Arbeitgebers noch wichtiger. Zwischen 2009 und 2010 sanken als Folge der Finanzkrise die Werte für das Mitarbeiter-Engagement europaweit von 55 auf 51 Prozent.(3) Unternehmen mit einer positiven Employee Experience und einem höheren Engagement konnten sich nicht nur schneller erholen, sondern in den folgenden Jahren das Engagement sogar noch verbessern. Aus den gewonnenen Erkenntnissen in Folge der Finanzkrise können wir schließen, dass Unternehmen, die ihre Mitarbeiter in den Mittelpunkt rücken, im Allgemeinen schneller wieder Auftrieb sehen.

Im Fokus der HR sollte die Frage stehen: „Wie können wir jeden Mitarbeiter so schnell wie möglich mit der für ihn relevanten Information erreichen?“ Unternehmen, die Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Rückfragen zu stellen, punkten umso mehr. Gerade in Zeiten der Ungewissheit ist es wichtig, ansprechbar zu sein und für Mitarbeiterfragen ein offenes Ohr zu haben. Der Abbau von Unsicherheit ist gleichbedeutend mit dem Aufbau von Vertrauen. Wenn jeder genau weiß, was die einzelnen Maßnahmen, beispielsweise Kurzarbeit oder die Arbeit aus dem Homeoffice, für ihn persönlich bedeuten, dann wirkt sich das positiv auf die Employee Experience aus.



71 % der Angestellten erwarten eine Reaktion ihres CEO auf nationale Krisen und 73 % in Deutschland geben an, ihrem Arbeitgeber zu vertrauen, während das Vertrauen in die Regierung nur magere 40 % beträgt.(4) Insbesondere in Krisenzeiten haben Arbeitgeber die Gelegenheit, das in sie gesetzte Vertrauen unter Beweis zu stellen. In den meisten europäischen Staaten agierten Unternehmen vergleichsweise früher auf das Coronvirus als die Politik und setzten entsprechende Maßnahmen um. Geschäftsreisen wurden gecancelt, ehe die Grenzen schlossen. Homeoffice-Arbeitsplätze wurden eingerichtet, bevor es zu den ersten Lockdowns kam.

Die Fähigkeit, agil auf Krisen zu reagieren, hängt vom Grad der Digitalisierung im Unternehmen ab. Dort, wo die Digitalisierung auch in die HR-Abteilung Einzug gehalten hat, können Personalverantwortliche schnell und flexibel eine wirksame Kommunikationsstrategie umsetzen und HR-Prozesse digital aufsetzen und abwickeln. Mitarbeiter sind durch ihr Privatleben an die Vorzüge der Digitalisierung gewöhnt. Ein Unternehmen, das auch für seine eigenen Prozesse – zum Beispiel beim Onboarding, Abteilungswechsel oder Mutterschutz – auf digitale Lösungen setzt, bietet Mitarbeitern das gleiche Serviceniveau, das sie auch anderswo genießen.

Wenn Unternehmen Mitarbeiter in den Mittelpunkt stellen, schaffen sie die Basis für eine positive Employee Experience, die sich gerade in Zeiten der Ungewissheit als ein Stabilitäts­anker erweist und den Unternehmenserfolg nachhaltig beeinflusst. //

Quellen:
(1) https://www.kofa.de/service/publikationen/detailseite/news/kofa-studie-12020-versorgungsrelevante-berufe-in-der-corona-krise
(2) https://www.personalwirtschaft.de/recruiting/artikel/kaum-an-bord-schon-wieder-fort.html
(3) https://www.humanresourcesmanager.de/news/employee-experience-corona-als-beschleuniger.html
(4) 2019 Edelman Trust Barometer.

Nehmen Sie Kontakt zum Autor auf:
www.handbuch-hr.de/autoren/w-volkert



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