Digitale Personalakte – ganz einfach!?

Digitale Dokumenten- und Informationsprozesse für HR-Abteilungen

von Tina Bohlmann

Auch wenn in vielen Unternehmen die Digitalisierung schon Einzug gehalten hat, arbeiten nach wie vor viele Personalabteilungen im Wesentlichen papierbasiert. Die Unternehmen sind sich zwar im Klaren darüber, dass eine digitalisierte Personalakte deutliche Vorteile bringt – gerade in der aktuellen vom Homeoffice geprägten Zeit – und sich viele Prozesse massiv beschleunigen ließen. Allerdings weisen die Anforderungen, die eine digitale Personalakte erfüllen muss, z. B. im Vergleich zur Kunden- oder Projektakte, teilweise deutliche Unterschiede auf.

(Eingeschränkte) Verfügbarkeit!

Ein mobiler und ortsunabhängiger Zugriff auf Akten darf heute als „Standard“ vorausgesetzt werden. So auch in der Personalabteilung und insbesondere dann, wenn das Unternehmen über verteilte Standorte verfügt. Im Unterschied z. B. zu Kunden- und Projektakten ist eine der Grundanforderungen an eine digitale Personalakte jedoch, dass der Zugriff auf Informationen ggf. zeitlich begrenzt ist: Es muss möglich sein, dass Mitarbeiter und deren Vorgesetzte einen (nur) temporären Zugriff auf die Akte (ggf. auch nur auf einen Teil der Akte) bekommen und dass dieser Zugriff einerseits protokolliert und andererseits nach Ablauf der Akteneinsichtsfrist verlässlich wieder entfernt wird.

(Sehr) sensible Daten und verlässliche Löschung

Vorteile einer digitalen Personalakte

Im Gegensatz zu vielen anderen Abteilungen werden in der Personalabteilung häufig (sehr) sensible und persönliche bzw. private Informationen und Dokumente verwaltet. Unter anderem auf Lebensläufen, Arztberichten, Abmahnungen oder Gehaltsabrechnungen befinden sich Inhalte, die in jedem Fall sehr gut vor unbefugter Einsicht geschützt werden müssen. Darüber hinaus gibt es bei einigen Arten von Personaldokumenten – im Gegensatz zu kaufmännischen Belegen, bei denen es in der Regel allenfalls „(Mindest-)Aufbewahrungspflichten“ gibt – eine Löschpflicht, nach der der Arbeitgeber unter bestimmten Voraussetzungen sicherstellen muss, dass Inhalte aus einer Personalakte verlässlich und unwiederbringlich entfernt werden.

Der Lohn: Produktivität und Service

Wenn diese Hürden erfolgreich gemeistert werden, dann kann die digitale Personalakte einen echten „Produktivitäts-Boost“ in der Personalabteilung auslösen. Richtig eingesetzt stellt die digitale Akte sicher, dass rechtliche und unternehmensinterne Vorgaben verlässlich eingehalten werden (Stichwort: „Compliance“), unterstützt die Personalabteilung – und damit auch die Mitarbeiter selbst sowie deren Vorgesetzte – bei der Abwicklung von Standardprozessen (z. B. im Talentmanagement, im Bewerbungsprozess, im Onboarding, bei Mitarbeitergesprächen, in der Mitarbeiterkommunikation etc.) und ermöglicht einen hohen Grad an Serviceorientierung im HR (z. B. in Form von Selfservice-Zugriffen auf Teile der eigenen Akte).

„Eine digitale Lösung für die Verwaltung der Personaldokumente muss sich nahtlos und flexibel in die bestehenden Prozesse und HCM-Lösungen im jeweiligen Unternehmen einbinden lassen.“

Tina Bohlmann

„One Size fits all“?

Die Mehrzahl der Unternehmen hat (auch und vor allem in der Personalabteilung) individualisierte Prozesse, die über einen langen Zeitraum hinweg gereift sind, sowie individuelle Systeme im Einsatz, die das Personalmanagement unterstützen. „Standardprozesse“, die über alle Unternehmen hinweg identisch ablaufen, lassen sich kaum identifizieren. Umso wichtiger ist es, dass sich eine digitale Lösung für die Verwaltung der Personaldokumente nahtlos und flexibel in die bestehenden Prozesse und HCM-Lösungen im jeweiligen Unternehmen einbinden lässt. Erst eine für die Mitarbeiter in der HR-Abteilung intuitiv und einfach zu bedienende Anwendung stellt sicher, dass der „Digitale Aktenschrank“ auch tatsächlich immer und überall im Zugriff ist.


Worauf Sie bei der Lösungsauswahl unbedingt achten sollten

  • Bietet die digitale Personalakte einen mobilen Zugriff sowie „Selfservice“ für Ihre Mitarbeiter?
  • Kann die Lösung in der Cloud betrieben werden?
  • Kann der Aktenplan mit wenig Aufwand auf Ihre spezifischen Anforderungen angepasst werden?
  • Bietet die Lösung eine Standardintegration zu Ihrer HCM-Anwendung?
  • Ist die Einhaltung von internen und externen Vorgaben wie Compliance und Datenschutz gewährleistet?
  • Sind die Digitalisierung bzw. der Import von bestehenden Dokumenten und Akten effizient möglich?


Think Big – Start Small

Erfolgreiche Projekte zeichnen sich dadurch aus, dass sich Unternehmen zunächst darüber im Klaren sind, was und wen sie mit einer digitalen Personalakte – auch mittel- bis langfristig – adressieren wollen (Stichwort „Vision“). Wer soll Zugriff auf die Akte haben? Sollen nur Mitarbeiter aus der HR-Abteilung die Akten einsehen können oder soll auch (ggf. zu einem späteren Zeitpunkt) der Zugriff für Mitarbeiter und Führungskräfte von außerhalb der Personalabteilung möglich sein? Welche (Self-)Services sollen durch die Digitalisierung unterstützt werden? Anschließend gilt es dann, die „Hausaufgaben“ zu erledigen. Also zum Beispiel herauszufinden, welche „Dokumentenarten“ denn aktuell in der Personalakte abgelegt sind, welche Dokumente zukünftig (zusätzlich) verwaltet werden sollen etc. Im Anschluss an diese Überlegungen kann dann schon – „Schritt für Schritt“ – damit begonnen werden, die digitale Personalakte einzuführen. //


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