Was der Digital Workspace bringen wird

Der Digital Workspace bringt eine Reihe von Herausforderungen für Mitarbeiter und Unternehmen, aber auch Flexibilität, Produktivität, Effizienz und Komfort.

Das Arbeiten, wie man es früher kannte, gibt es noch, aber diese Art des Arbeitens ist ein Auslaufmodell. Das Stichwort der Stunde lautet „Arbeiten 4.0“. Gemeint ist damit die moderne Zusammenarbeit in einer zunehmend digitalisierten Welt, in der der Wissensarbeiter Aufgaben zu jeder Zeit, an praktisch jedem Ort und mit beliebig vielen Endgeräten erledigen kann. Aber nicht nur die Mitarbeiter selbst tragen zur Veränderung der Arbeit bei. Auch die Unternehmen forcieren das mobile, flexible, vernetzte und effiziente Arbeiten.

 

Arbeit ist kein Ort mehr

Ermöglicht wird der Wandel unter anderem durch die rasante technologische Entwicklung, allen voran die Cloud. Heute lässt sich der persönliche Arbeitsplatz bis ins Detail in der Cloud abbilden und über den Internet-Browser zugänglich machen. Damit löst sich die persönliche Arbeitsumgebung von ihrem traditionellen „Platz“ und wird orts-, zeit- und geräteunabhängig. Egal, wo der Mitarbeiter sich befindet, welches Gerät er nutzt und wann er arbeiten möchte – über die Cloud hat er jederzeit Zugang zu seiner persönlichen Arbeitsumgebung, bestehend aus Apps, Dokumenten, Identitäten und Services. Arbeit ist damit kein bestimmter Ort mehr, zu dem man täglich geht, sondern wird zu einem Zustand, der jederzeit bewusst aktiviert oder deaktiviert werden kann.

 

Kernaussagen
Die Entwicklungen im Bereich des Cloud-Computing ermöglichen das „Arbeiten 4.0“. Arbeit ist nicht mehr an Ort, Zeit oder Eingabegerät gebunden und wird flexibler.
Herausforderungen bestehen nicht nur für die IT, sondern auch für die HR-Abteilung, die flexible Arbeitsmodelle ermöglichen muss, die Unternehmens- und Führungskultur, die den Wandel von einer Präsenz- zu einer Ergebniskultur meistern muss, und für die einzelnen Mitarbeiter, die eigenständig IT-Probleme bewältigen müssen.
Arbeiten 5.0: Mittels Sensorik und gespeicherter Daten (IoT) stellt sich zukünftig nahezu alles effektiv auf den Mitarbeiter ein. Jedes Gerät mit Display wird für die Arbeit nutzbar und virtuelle Superassistenten prognostizieren durch zuvor analysiertes Verhalten zukünftige Bedürfnisse und bedienen diese selbstständig.

Herausforderungen für die IT

Die Veränderung des modernen Arbeitsplatzes hin zum Workspace bringt für Unternehmen eine ganze Reihe von Herausforderungen. Sowohl technische als auch Business-Prozesse müssen überarbeitet werden. Derzeit haben die meisten Unternehmen verschiedene IT-Management-Infrastrukturen im Einsatz, um die einzelnen Elemente eines Arbeitsplatzes, klassisch, mobil und über die Cloud, zu verwalten. Das ist komplex und aufwendig, daher geht der Trend klar in Richtung eines einzigen Verwaltungs-Tools. Nach dem Motto „One fits all“ können die Personal Clouds der Mitarbeiter umfassend organisiert, verwaltet, gesichert und nahtlos mit den Geschäftsprozessen verwoben werden.

 

Herausforderungen für die HR-Abteilung

Arbeiten 4.0 ist aber nicht nur eine Herausforderung für die IT. Die neue Art des Arbeitens erfordert auch Maßnahmen im HR-Bereich, vor allem dann, wenn auch die Chancen dieser weitreichenden Entwicklung genutzt werden sollen. Moderne Wissensarbeiter und vor allem die ins digitale Zeitalter hineingeborene Generation Y arbeiten in hohem Grad selbstorganisiert und selbstbestimmt. Sie sind stark netzwerk- und technologieorientiert und benötigen die entsprechenden Rahmenbedingungen, um innovativ und effizient zum Erfolg des Unternehmens beitragen zu können. Gleichzeitig eröffnen die Veränderungen auch neue Chancen, etwa für berufstätige Mütter, die von mehr Flexibilität und Souveränität in Sachen Ort und Zeit profitieren, oder auch für ältere Mitarbeiter, deren langjährige Erfahrung durch flexible Modelle und Technologien unkompliziert länger genutzt werden kann.

 

Herausforderungen für die Unternehmens- und Führungskultur

Logischerweise muss mit den Veränderungen am Arbeitsplatz auch eine Veränderung in der Führung erfolgen. Einerseits benötigt die moderne Art der Zusammenarbeit entsprechende organisatorische Veränderungen. Hierarchische Strukturen werden mit netzförmigen, agilen Strukturen in einer modernen Arbeitswelt ersetzt. Der Wandel weg von der Präsenz- hin zur Ergebniskultur verlangt zudem andere Führungskonzepte, weg von der Kontrolle hin zum „Empowerment“.

 

Herausforderungen für die Mitarbeiter

Andererseits sind auch die Mitarbeiter selbst gefordert. Denn die Vorteile der smarten Arbeitsplätze können nur von jenen optimal genutzt werden, die auch die entsprechende Kompetenz dafür haben. Digital Natives bringen diese schon mit und können darauf aufbauen. Die sogenannten Digital Immigrants, jene also, die sich das notwendige Know-how erst im Erwachsenenalter aneignen, sollten auf jeden Fall bei der Überwindung von eventuellen Hemmschwellen und beim Aneignen des neuen Wissens unterstützt werden. Eine Auseinandersetzung mit Themen wie Virtualität, Collaboration, Networking in flachen, internationalen Experten-Strukturen ist empfehlenswert. Eine Self-Service-Mentalität, Kenntnisse in der Nutzung von Mobiltechnologien und für IT-Affine ein Interesse an Technologie sollten darüber hinaus zur Kompetenz-Ausstattung eines modernen Arbeitnehmers gehören.

Die Zukunft: Arbeiten 5.0

Das Bedürfnis nach einer immer größeren Gerätevielfalt zur Bewältigung der täglichen Arbeit wird weiter steigen. Zudem wird auch das Internet of Things (IoT) die Veränderung des Arbeitsplatzes weiter vorantreiben. Die sich hier öffnenden Möglichkeiten führen dazu, dass der Arbeitsplatz sich künftig noch besser an den Bedürfnissen der Mitarbeiter ausrichtet. IoT wird es Mitarbeitern ermöglichen, ihre Arbeitsumgebung noch individueller und flexibler zu gestalten und durch automatisierte Prozesse Zeit zu sparen und Produktivität zu gewinnen.

Konkrete Beispiele für diese Erleichterungen sind etwa die Möglichkeit, sich in Echtzeit einen Überblick über aktuell genutzte Meeting-Räume und Arbeitsplätze verschaffen zu können, automatisch eingestellte Heizungen und sich selbst einschaltende Beleuchtung, sobald das Büro betreten wird. Auch ein Bürostuhl, der sich nach der Erfassung der Körpermaße automatisch ergonomisch passend ausrichtet, ist keine unvorstellbare Zukunftsmusik. Genauso wenig wie eine automatisierte Rolladen-Steuerung, Telefonanlagen, die alle Konferenzteilnehmer selbst anwählen und in den Call holen, sobald der Termin ansteht, oder Beamer, die sich zu Präsentationsbeginn selbst aktivieren und einrichten.

Bald schon werden neuartige, virtuelle Meetings möglich sein, bei denen sich die Beteiligten in einem augmentierten Büro treffen, obwohl sie Tausende Kilometer voneinander entfernt sind. Und natürlich geht es auch darum, dass die mit Sensoren und Aktoren ausgestatteten und über das Internet vernetzten Geräte im Sinne einer Predictive Maintenance selbst frühzeitig bekannt geben, dass sie gewartet werden müssen, Ersatzteile benötigen oder Material, z. B. Druckertoner, nachgefüllt werden soll.

 

Der Arbeitsplatz 5.0 wird omnipräsent sein

Weiter gefasst, nicht nur die klassischen Büroräumlichkeiten selbst betrachtet, sind künftig prinzipiell sämtliche Geräte mit Display als Arbeitsgeräte nutzbar, vom Fernseher über das Display im Auto bis hin zum Bildschirm am Kühlschrank und an der vernetzten Kleidung (Stichwort Smart Clothing, Wearables). Oder: Datenbrillen können beispielsweise Logistikmitarbeitern den Standort von Waren in Lagerhallen anzeigen oder Chirurgen bei Operationen unterstützen. Das Internet of Things wird den Arbeitsplatz also noch deutlich stärker erweitern, als es mit heutigen Mobilgeräten sowieso schon möglich ist.

 

Arbeitsplatz als virtueller Superassistent

Musikstreaming-Apps wie Spotify machen es vor: Auf den persönlichen Musikgeschmack der Nutzer geben sie Hörempfehlungen zu bestimmten Alltagssituationen wie Aufstehen am Morgen, Sport oder Abendstimmung. Ein ähnliches „Einfühlen“ in die Arbeitskontexte wird dem Wissensarbeiter in Zukunft dabei helfen, effizienter, produktiver und motivierter zu arbeiten. Zeit, Ort, Geräte, Bandbreite und Benutzerverhalten werden zukünftig automatisiert bei der Bereitstellung und Nutzung von IT-Services im Hintergrund berücksichtigt. Beispielsweise wird der Arbeitsplatz erkennen, mit welcher Person der Mitarbeiter das nächste Meeting hat und ihm automatisch die letzte Konversation, kürzlich geteilte Dokumente und benötigte Apps zur Verfügung stellen. Der Arbeitsplatz wird so zu einer Art Superassistenten werden, der aus den Interaktionen des Arbeitenden sehr schnell lernt, was dieser in jeder Situation braucht – und es ihm kontextbasiert bereitstellt.

 

von Oliver Bendig

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