Praxistipps zur Einführung einer digitalen Personalakte

Gute Vorbereitung ist bei der Einführung einer digitalen Personalakte das
A und O. Wie gelingt der Abschied vom Papier ohne Trennungsschmerz?

 

Immer mehr kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) möchten mithilfe einer digitalen Personalakte ihre administrativen Prozesse optimieren und damit zugleich das Fundament für die weitere Digitalisierung im HR-Bereich legen. Die folgenden Tipps fassen – auf Basis praktischer Erfahrungen – die wesentlichen Aufgaben zusammen, die jedes Unternehmen im Zuge der Einführung der elektronischen Akte erledigen sollte.

1. Akten bereinigen

In einem HR-internen Workshop sollten als Erstes alle in den Akten enthaltenen Dokumente aufgelistet werden. Was nicht mehr aufbewahrungspflichtig ist bzw. nicht mehr benötigt wird, kommt auf eine Negativliste. Vor der Entsorgung muss allerdings sichergestellt werden, dass das jeweilige Dokument tatsächlich nicht mehr verwendet wird. Durch die Auflistung gewinnen die Projektbeteiligten ein Gespür für den Umfang der zu scannenden Seiten; außerdem lässt sich die Aktenstruktur nun neu konfigurieren.

Elektronik vs. Papier – was die digitale Personalakte besser kann
Schnelle und teilautomatisierte Ablage elektronischer Dokumente
Effiziente Workflows, etwa bei abteilungsübergreifenden Freigabeprozessen
Jederzeitiger und ortsunabhängiger Zugriff (stationär oder mobil) auf abgelegte Informationen – auch für Führungskräfte
Verbesserter Datenschutz durch individuell definierbare Lese- und Bearbeitungsrechte
Ordnung in den Personalakten durch eine einheitliche digitale Struktur

2. Zugriffsrechte festlegen

Eine digitale Personalakte bietet die Möglichkeit, verschiedenen Nutzern – vom Lohnbuchhalter über Führungskräfte bis zum Betriebsrat – individuelle Zugriffsrechte zu gewähren. Daher gilt es frühzeitig zu fixieren: Wer darf der Personalakte neue Dokumente hinzufügen? Wer darf Dokumente bearbeiten? Und wer darf welche Dokumente sehen?

3. Mit Schlagwörtern arbeiten

Bei der Digitalisierung von Dokumenten ist es sinnvoll, in den Metadaten jedes Dokuments Schlagwörter zu hinterlegen, wie das Erstelldatum oder die Personalnummer. Damit lassen sich die Dokumente später schnell in der digitalen Personalakte auffinden. Mit dem Hersteller der Software ist zu klären, ob die Schlagwörter automatisch oder manuell beim Import der Dokumente vergeben werden.

4. Geeignete Hardware bereitstellen

Die Arbeitsplatzrechner müssen die vom Softwarehersteller vorgegebenen technischen Anforderungen erfüllen. In puncto Monitor empfiehlt sich ein Gerät mit mindestens 22 Zoll Bildschirmdiagonale, um Zoomen und Scrollen zu vermeiden. Und der Netzwerkscanner, mit dem die Dokumente digitalisiert werden, verfügt idealerweise über eine Funktion zur automatischen Texterkennung (OCR). Dies ermöglicht den Nutzern der digitalen Personalakte, per Volltextsuche in gescannten Dokumenten zu recherchieren.

 

Mit einer digitalen Personalakte lässt sich schnell auf Dokumente zugreifen

5. Den Scanprozess sorgfältig planen

Vor dem Scannen der Bestandsakten stellt sich die Frage: selber machen oder einen Dienstleister beauftragen? Als Faustregel gilt hier: Ab circa 100 Mitarbeitern ist es in der Regel effizienter, den Scanprozess auszulagern. Entscheidet sich das Unternehmen fürs Outsourcing, ist es für Gespräche mit Scandienstleistern gut gerüstet, weil es bereits das ungefähre Papiervolumen und die gewünschte digitale Aktenstruktur kennt (siehe Schritt 1). Schon vor dem Scannen sollte man zudem juristischen Rat einholen, welche Papierdokumente nach der Digitalisierung vernichtet werden dürfen. Zu beachten ist neben den Aufbewahrungspflichten auch die Beweiskraft von digitalen Dokumenten vor Gericht. Dort punktet das Unternehmen, wenn es eine Verfahrensdokumentation vorlegen kann, mit der es einen revisionssicheren Umgang mit elektronischen Dokumenten nachweist.

 

Richtig eingeführt beschleunigt eine digitale Personalakte die Vorgänge in der Personalabteilung nachhaltig.

6. Verantwortlichkeiten und Fristen festlegen

Nach der Digitalisierung der Bestandsakten wird es im Tagesgeschäft weiterhin papiergebundene Belege geben, die zu scannen sind. Hierfür gilt es, die jeweils verantwortlichen Mitarbeiter und entsprechende Umsetzungsfristen klar zu bestimmen. Andernfalls läuft man Gefahr, dass parallel zur digitalen Personalakte Schattenakten in Papierform geführt werden. Wichtige Punkte sind: Wann und durch wen werden Belege digitalisiert? Wann werden Papieroriginale vernichtet? Wie oft erfolgt eine Datensicherung der digitalen Dokumente? //

 

 

von Christian Seifert

 

 

Aufmacherbild / Quelle / Lizenz
Pixabay / CCO

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