Mobile Collaboration und der Digital Workspace

Die Bedingungen für flexibles, orts- und zeitunabhängiges Arbeiten waren nie besser. Jetzt gilt es das, vorhandene Potenzial richtig umzusetzen.

Die Bedingungen für orts- und zeit­unabhängiges Arbeiten waren nie günstiger. Die stetige Verbreitung und Weiterentwick­lung flexibler Arbeitsmodelle spricht für sich. Plantronics hat als Teil seiner Smarter-Working-Philosophie erarbeitet, wie Unternehmen sich diese Entwicklung zunutze machen können und verrät, warum sich das Investment in moderne Büroräume dennoch auszahlt.

Mobile Zusammenarbeit

Die Mehrheit der Beschäftigten in Dienstleistungsberufen arbeitet heute nicht mehr ausschließlich an einem festen Arbeitsplatz und betrachtet Flexibilität und Mobilität als bedeutenden Teil ihrer Arbeitskultur.(1) Grund dafür ist, dass immer mehr Unternehmen das Potenzial mobiler Technologien erkennen.

Es gibt viele gute Gründe, die für die Reali­sierung einer Mobile-Collaboration-Strategie sprechen. Sie reichen von der standort­übergreifenden Zusammenarbeit, über die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit und -produktivität bis hin zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse. So bestätigten bereits 2015 in einer Studie des Forschungsinstituts Oxford Economics 90 Prozent der Befragten, dass sich neue Technologien positiv auf ihre Produktivität, Karriere und Lebensqualität auswirken.(2)
Darüber hinaus stärkt die Möglichkeit zum Wissensaustausch in „Echtzeit“ sowohl Team-Know-how als auch das Zusammengehörigkeitsgefühl. Das Ergebnis ist eine schnellere Entscheidungsfindung auf der Grundlage von mehr Informationen. Auch im Wettbewerb um neue Talente entscheiden inzwischen nicht selten Flexibilität und Mobilität. „Betriebe, die keine flexiblen Arbeitszeiten und -orte anbieten, werden im ‚War for Talents‘ (…) und im ‚War for Wisdom‘ (…) das Nachsehen haben“(3), so eine aktuelle DGFP-Studie.

Unternehmen, die von diesen und weiteren Vorteilen profitieren wollen, müssen zunächst geeignete Rahmenbedingungen für mobile Zusammenarbeit und Kommunikation schaffen:

Die Grundvoraussetzung ist eine IT-Infrastruktur, die durch ein optimales Zusammenspiel von Soft- und Hardware­lösungen eine dauerhafte Verbindung ebenso sicherstellt wie den konti­nuierlichen Zugriff auf Daten und Informationen. Eine Studie von Plantronics hat ergeben, dass die Mehrheit der Mobile Professionals eine unzuverlässige Netzwerk­verbindung als größtes Hindernis sieht, ihrer Arbeit auch außerhalb des Büros effizient nachzugehen.(1)
Darüber hinaus helfen mobile Geräte und virtuelle Meeting- oder Workflow-Management-Tools, örtliche Distanzen zu überwinden und Mitarbeiter auch ohne physische Anwesenheit produktiv zusammenzubringen.

Es reicht jedoch nicht aus, der Belegschaft diese Technologien einfach zur Verfügung zu stellen. Vielmehr müssen Unternehmen eine Kultur der Collaboration fördern, in der Angestellte die Kompetenzen entwickeln, die sie für die optimale Nutzung mobiler Technologien benötigen.

Neben technischem Know-how, das in betrieblichen Weiterbildungen vermittelt werden kann, umfasst dies persönliche Fähigkeiten wie Selbstständigkeit, Flexibilität und Leistungsbereitschaft – vor allem aber eine gute mündliche und schriftliche Kommunikation.(3)

So nehmen Sprache und Stimme einen immer zentraleren Stellenwert für die Informationsvermittlung ein. Die Fähigkeit des Einzelnen, sich deutlich auszudrücken, ist eine wesentliche Voraussetzung für den Erfolg mobiler Teams. Natürlich ist aufmerksames Zuhören nicht weniger elementar. Unterstützt werden kann das gegenseitige Verständnis durch den Einsatz professioneller Technik wie Smart­phones und Headsets, die Hintergrund­geräusche redu­zieren und für eine gute Sprachqualität an beiden Enden des Gesprächs sorgen.

 

Das Büro ist und bleibt integraler Bestandteil der Debatte über die Zukunft der Arbeit – ob als Arbeit 4.0, New Work oder Smarter Working diskutiert.

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass die erfolgreiche Implementierung und Nutzung mobiler Technologien kein Hexenwerk ist, jedoch einer sorgfältigen Konzeption und Schulung bedarf. Zentraler Faktor ist dabei die Entwicklung einer Strategie für mobile Zusammenarbeit, die sowohl unternehmens­spezifische Faktoren wie auch die indivi­duellen Bedürfnisse der Mitarbeiter ein­bezieht und über die technische Ausstattung der Belegschaft hinausgeht. Die darauf ba­sierende Ausprägung einer Kultur für Mobile Collaboration ist ein Lernprozess für Management und Angestellte gleichermaßen.

Der Arbeitsplatz der Zukunft schon heute: Das Plantronics Smarter-Working-Office

Auch wenn viele Menschen bereits regel­mäßig von unterwegs oder zu Hause ar­beiten, ist nicht absehbar, dass Bürogebäude demnächst der Vergangenheit angehören. Im Gegenteil – Unternehmen investieren mehr denn je in moderne, ansprechende und effiziente Räumlichkeiten. Denn ein funk­tionales, aber auch ästhetisches Arbeitsumfeld trägt nachweislich zu besseren Arbeitsergebnissen bei.

Als Vorreiter in Sachen Audiotechnologie entwickelt Plantronics seit mehr als 50 Jahren Lösungen, die Menschen helfen, einfacher zu kommunizieren. Auf diesem Bedürfnis gründet sich auch der eigene Smarter-Working-Ansatz des Unternehmens. Das Konzept basiert auf den drei Säulen Menschen, Orte und Technologie. Es ermutigt Angestellte dazu, jeden Ort, an dem sie gern arbeiten, zu ihrem Arbeitsplatz zu machen und setzt auf modernste Entwicklungen zur Herstellung eines effektiven Arbeitsumfelds.

Smarter Working ist tief in der Philosophie des Unternehmens verankert. Das Leitmotiv findet sowohl in Produkt- und Service-Angeboten als auch in den Forschungen des Audio-Spezialisten und sogar in der Ausgestaltung der eigenen Büroräume Ausdruck.

Die neue Niederlassung von Plantronics in den Niederlanden ist die jüngste Verkörperung dieser Vision. Sie setzt auf eine Mischung aus optimaler Akustik, neuen Technologien und naturinspiriertem Design, um die Zusammenarbeit, Konzentration und Produktivität von Mitarbeitern zu fördern.

 

Plantronics praktiziert selbst „Smarter Working“, z. B. in seiner neuen Niederlassung in Hoofddorp

Das Gebäude im Bürokomplex des innovativen Park 20 |20 in Hoofddorp bietet Raum für verschiedenste Arbeitsweisen und Tätigkeiten wie „Hallway Meetings“, Pop-up-Brainstormings, Videokonferenzen und konzentriertes Arbeiten und reduziert die typischen Ablenkungen eines Großraumbüros auf ein Minimum. Herzstück ist ein innovatives Akustik-Management, das sowohl technische als auch naturinspirierte Tonquellen einbezieht, um die Geräuschentwicklung aktiv zu steuern.

Die drei Kernelemente der Plantronics Smarter-Working-Philosophie beeinflussten Planung, Umsetzung und Ausstattung des Büros dabei maßgeblich:

Menschen – Um seinen Mitarbeitern ein produktives Arbeitsumfeld zu bieten, entschied sich Plantronics bei der Ausstattung des neuen Büros gezielt für den Einsatz bestimmter Materialien, Gestaltungselemente und Designs. Zudem widmet sich das Unternehmen umfassenden Forschungen zu den Bedürfnissen von Angestellten in Bezug auf die von ihnen verwendeten Kommunikations­technologien. Die Erkenntnisse verhelfen Plantronics zu einem besseren Verständnis von Benutzer­verhalten, Produktvorlieben und Arbeitsweisen und fließen sowohl in die Produktentwicklung als auch in die Gestaltung des Arbeitsumfelds von Mitarbeitern ein.

Orte – Plantronics wählte den Bürokomplex in Hoofddorps Park 20|20 aus und arbeitete eng mit den Architekturunternehmen William McDonough + Partners, N30 und Gensler zusammen, um die Räumlichkeiten so zu entwerfen, dass sie Produktivität und Wohlfühlfaktor steigern. Das Büro bietet Raum für Einzel- und Teamarbeit und unterstützt ruhiges, konzentriertes Arbeiten ebenso wie Zusammenarbeit und Kommunikation. Innovative akustische Technologien und sorgfältig ausgewählte Oberflächen, die Geräusche absorbieren und umlenken, reduzieren Ablenkungen durch Lärm, sodass Angestellte überall am Standort effektiv arbeiten können.

Die Niederlassung sowie der gesamte Park 20|20 folgen dem „Cradle-to-Cradle“-Designansatz. Das bedeutet, dass das Gebäude komplett in den biologischen Kreislauf zurück­geführt werden kann. Die eingesetzten Materialien sind vollständig recyclebar und wurden auf nachhaltige und umweltfreundliche Weise erzeugt und bearbeitet.

Technologie – Die Niederlassung nutzt das Potenzial der von Plantronics entwickelten Technologien optimal, vom aktiven Akustik-Management bis hin zu funktionalen Headsets, die Angestellte dabei unterstützen, einfach und bequem von jedem Ort aus zu arbeiten. Drei büroeigene Wasserfälle wirken mit unter­nehmenseigenen Sound-Management-Lösungen zusammen, um die Akustik des Standorts aktiv zu steuern. Neben ihrer optischen Wirkung tragen sie dazu bei, störende Nebengeräusche zu überlagern. Das naturinspirierte Design ermöglicht Angestellten Privatsphäre und Rückzugsmöglichkeiten und spielt auf die Verbundenheit von Mensch und Natur an.

 


Kernaussagen

 

Die Mehrheit der Beschäftigten betrachtet Mobilität als bedeutenden Teil ihres Arbeitsstils.

Argumente für die Realisierung einer Mobile-Collaboration-Strategie reichen von der Steigerung der Mitarbeiter­zufriedenheit und -produktivität bis hin zur Verbesserung der Geschäftsergebnisse.

Grundvoraussetzung für nahtlose mobile Zusammenarbeit und Kommunikation ist eine IT-Infrastruktur, die durch ein optimales Zusammenspiel von Soft- und Hardwarelösungen eine dauerhafte Verbindung ebenso sicherstellt wie den kontinuierlichen Zugriff auf Informationen.

Unternehmen sollten eine Kultur der Collaboration fördern, in der Angestellte die Kompetenzen entwickeln, die sie für die Nutzung mobiler Technologien benötigen.

Zentraler Faktor ist dabei die Entwicklung einer Strategie für mobile Zusammenarbeit, die sowohl unternehmensspezifische Faktoren wie auch die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter einbezieht und über die technische Ausstattung der Belegschaft hinausgeht.

Smarter Working ist eine Philosophie, die Angestellte dazu ermutigt, jeden Ort, an dem sie gern arbeiten, zu ihrem Arbeitsplatz zu machen und auf modernste Entwicklungen zur Herstellung eines effektiven Arbeitsumfelds setzt. Dabei handelt es sich um eine ganzheitliche Strategie, die auf den drei Kern­elementen Menschen, Orte und Technologie basiert und eine Unter­nehmens­kultur etabliert, die durch Vertrauen, Loyalität, Autonomie und Produktivität geprägt ist.

 


 

„Plantronics hat Jahre der Forschung und der Expertise in die Lösung großer kommuni­kativer Herausforderungen und akustischer Pro­bleme investiert“, so Joe Burton, President und Chief Executive Officer bei Plantronics. „Seit 2012 widmen wir unserem Smarter-Working-Ansatz noch mehr Zeit und präsentieren eine ganzheitliche Strategie, die Menschen dabei unterstützt, ihrer Arbeit engagiert, produktiv und zufrieden nachzugehen. Unser Büro-Konzept fußt auf dem Gedanken, eine großartige Umgebung zu kreieren, in der sich unsere Mitarbeiter wohlfühlen und weiter­entwickeln können. Mit dem Neubau der Niederlassung in Hoofddorp haben wir die Chance genutzt, unsere Vision des modernen Arbeitsplatzes Realität werden zu lassen.“ //

 

Weitere Informationen und Lösungen zum Thema finden Sie unter
www.plantronics.com/de/cmpn/mobile-collaboration/

 

von Oliver Jungklaus

 

 

Quellen:
(1) Plantronics Inc. (2016): Mobile Collaboration Global Survey.
(2) Oxford Economics (2015): „The Always-On Economy: Survey analysis prepared for Plantronics by Oxford Economics“.
(3) Deutsche Gesellschaft für Personalführung e.V. (2016): Abschlussbericht der Studie „Mobiles Arbeiten“, „Kompetenzen und Arbeitssysteme entwickeln“, http://www.dgfp.de/assets/news/2016/Ergebnisbericht-Studie-Mobiles-Arbeiten.pdf

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