Transparenz und Effizienz in personalwirtschaftliche Abläufe zu bringen ist das Ziel des sogenannten „Employee Self Services“.
Employee Self Service“ (ESS) gewinnt in europäischen Unternehmen an Bedeutung. Es handelt sich dabei um Mitarbeiter-Selbstbedienungsanwendungen, bei denen die Mitarbeiter bestimmte Personaldaten, bspw. Reise- und Urlaubsanträge, Reisekostenabrechnungen, Qualifikationsprofile, Anmeldung zu Weiterbildungsmaßnahmen oder Kontaktdaten, selbst einpflegen. Die Mitarbeiter in den Personalabteilungen können mithilfe von ESS zum Beispiel Reisen genehmigen, Arbeitszeiten überwachen oder Talentmanagement betreiben, indem sie etwa Mitarbeiter beurteilen.
Viele Anwendungen liegen als Intranet-Anwendungen vor, sind also vom öffentlichen Web abgekoppelt und nicht öffentlich zugänglich. Sie eignen sich insbesondere für mittlere und größere Unternehmen ab einer Größe von 500 bis 1 000 Mitarbeitern.
Nach Angaben von Wikipedia setzen 27 Prozent der entsprechenden europäischen Unternehmen ESS ein, allerdings bereits 48 Prozent der amerikanischen und 55 Prozent der australischen.(1) Die Vorteile liegen auf der Hand: Die personalwirtschaftlichen Prozesse werden transparenter, die Datenqualität wird verbessert, die Daten lassen sich flexibler nutzen und die Pflege der Stammdaten wird einfacher und effizienter.
Zudem wird die Eigenverantwortung der Mitarbeiter gestärkt; die Personalabteilung wird entlastet, was wiederum Zeit- und damit Kostenersparnis mit sich bringt. Diesen Vorteilen stehen gewisse Nachteile entgegen, vor allem dann, wenn bestimmte Aspekte bei der Einführung nicht beherzigt werden:
Das Unternehmen muss eine bestimmte Größe besitzen, damit sich der Einsatz eines ESS rentiert. Hierbei sind die Kosten für die Einführung einer solchen Anwendung zu bedenken, Softwarekosten, Hardwarekosten, Schulungskosten. Für kleinere Unternehmen ist der Einsatz eines SaaS-Modells denkbar, bei dem Software und IT-Infrastruktur von einem externen Dienstleister betrieben werden und der Zugriff auf die Software via Webbrowser ermöglicht wird. Die Servicenehmer zahlen dem Dienstleister dafür ein Nutzungsentgelt.
Garantien für Sicherheit und Service
Außerdem müssen Sicherheit und Service gewährleistet sein. Hierbei ist insbesondere der Aspekt Datensicherheit zu berücksichtigen, handelt es sich doch bei Personaldaten, bspw. der digitalen Personalakte oder den Lohnkonten, um äußerst sensible, sprich schützenswerte Daten. Die Anwendung muss also garantieren, dass die Zugangsberechtigungen zuverlässig greifen, und zugleich muss das Vertrauen der Mitarbeiter in die Anwendung gestärkt sein. Nichts ist schlimmer als die Einführung einer Software, der die Beschäftigten nicht trauen.
Stichwort Service – die Mitarbeiter müssen einen einfachen Zugang zur Anwendung haben, egal an welchem Ort sie sich befinden. Das gilt für Mitarbeiter im Außeneinsatz, etwa Vertriebsleute, die via Smartphone oder Tablet auf ihre Daten zugreifen müssen, wie für die gewerblichen Mitarbeiter, die oft keinen eigenen Rechner haben.
Hier empfiehlt sich der Einsatz sogenannter Kiosksysteme, also von Terminals an zentralen Stellen im Unternehmen. Unter Umständen ist es ratsam, sich nach Open-Source-Anwendungen zu erkundigen, mit denen sich Kosten senken lassen. Solche Anwendungen liegen in einer Vielzahl vor, allerdings ist der Kostenaspekt nur einer von vielen. Entscheidend ist letztlich die Kosten-Nutzen-Relation.
Quellen:
(1) Wikipedia, Employee Self Service, abgerufen am 9.8.2017
