Page 78 - Handbuch HR-Management

Kapitel 2.5 / Shared Service Center
HANDBUCH HR-MANAGEMENT
 Verwandte emen
V Digitale Transformation: Wandel
von Branchen und Tätigkeiten
V Ein uss der Digitalisierung auf das Personalwesen
V Evidence-based Management V Agile Methoden und
agile Projektteams
V Digitale Personalakte V Zeitwertkonten
S.19
S. 29 S. 92
S. 103 S. 152 S. 199
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Au ewahrungsfristen und zum Datenschutz eingehalten werden. Die Lösung war die Ein- führung von zwei „HR Shared Service Cen- tern“ auf Grundlage von PeopleDoc-Emplo- yee-File-Management.
Über diese So warelösung wurden inzwi- schen bereits mehr als 120000 Dokumente erfasst, die nun durch die Plattform gema- nagt werden. Die HR-Verantwortlichen kön- nen jederzeit, von jedem Ort und über sämtli- che Geräte auf die Dokumente zugreifen und müssen nicht mehr auf die Unterstützung vor Ort warten. Alle Dokumente können sicher mit Dritten geteilt werden. Neu generierte Dokumente werden automatisch in der Perso- nalakte gespeichert. Die HR-Abteilung kann nun auf einfache Art und Weise fehlende oder zu löschende Dokumente identi zieren.
Insgesamt sind 117 HR-Prozesse erfasst, da- runter auch viele zur Einhaltung der Com- pliance-Vorgaben. So wurden Au ewah- rungsfristen hinterlegt, die die rechtlichen Anforderungen pro Dokumenttyp und Land
berücksichtigen. Gleichzeitig konnte die Zeit- spanne von der Erstellung bis zur Unterschri eines Vertrages durch den zusätzlichen Ein- satz der elektronischen Signatur von elf Tagen auf etwas mehr als einen Tag reduziert wer- den. Die Folge ist eine messbare Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit um 25 Bewer- tungspunkte. Ausschlaggebend dafür ist, dass viele Informationen und Formulare von Mit- arbeitern online abgerufen werden können und sie die gewünschte Auskun fundiert und schnell bekommen. Dadurch werden auch die HR-Mitarbeiter spürbar entlastet. Sie haben jetzt mehr Freiraum, um den Beschä igten kompetente Antworten auf komplexe Fragen zu geben. Das HR-Team von Biogen gewann so an Flexibilität und Skalierbarkeit und ist gestärkt aus dem Prozess hervorgegangen.
Fünf Mythen über „HR Shared Service
Center“
Vor der Umstellung auf die neue Lösung müs- sen HR-Verantwortliche o mals mit einigen Mythen aufräumen, die sich bei vielen Ent- scheidern hartnäckig halten. „HR Shared Ser- vice Center“ ...
V ... müssen an einem Ort aufgebaut wer- den. Das ist nicht nötig. Vielmehr wer- den nur die Prozesse und Informationen standardisiert und zentralisiert.
V ... liefern den Mitarbeitern keine persön- liche Unterstützung. Das Gegenteil ist der Fall! Das Mitarbeiter-Portal mit inte- grierter Wissensdatenbank garantiert je- derzeit die gewünschten Informationen personalisiert auf die eigene Rolle oder den eigenen Standort.
V ... senken nicht die Kosten und den Zeit-