Page 153 - Handbuch HR-Management
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HANDBUCH HR-MANAGEMENT
Kapitel 3.9 / Digitale Personalakte
Wer darf der Personalakte neue Dokumente hinzufügen? Wer darf Dokumente bearbei- ten? Und wer darf welche Dokumente sehen?
3. Mit Schlagwörtern arbeiten
Bei der Digitalisierung von Dokumenten ist es sinnvoll, in den Metadaten jedes Dokuments Schlagwörter zu hinterlegen, wie das Erstell- datum oder die Personalnummer. Damit las- sen sich die Dokumente später schnell in der digitalen Personalakte au nden. Mit dem Hersteller der So ware ist zu klären, ob die Schlagwörter automatisch oder manuell beim Import der Dokumente vergeben werden.
4. Geeignete Hardware bereitstellen
Die Arbeitsplatzrechner müssen die vom So warehersteller vorgegebenen technischen Anforderungen erfüllen. In puncto Moni- tor emp ehlt sich ein Gerät mit mindestens 22 Zoll Bildschirmdiagonale, um Zoomen und Scrollen zu vermeiden. Und der Netz- werkscanner, mit dem die Dokumente digita- lisiert werden, verfügt idealerweise über eine Funktion zur automatischen Texterkennung
(OCR). Dies ermöglicht den Nutzern der di- gitalen Personalakte, per Volltextsuche in ge- scannten Dokumenten zu recherchieren.
5. Den Scanprozess sorgfältig planen
Vor dem Scannen der Bestandsakten stellt sich die Frage: selber machen oder einen Dienst- leister beau ragen? Als Faustregel gilt hier: Ab circa 100 Mitarbeitern ist es in der Regel e zi- enter, den Scanprozess auszulagern. Entschei- det sich das Unternehmen fürs Outsourcing,
 Verwandte emen
V Managementkonzepte in Zeiten der Digitalisierung
V Shared-Service-Center
V Apps, Tools & So ware
V „Employee Self Service“
V Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung
V Automatisierte Zeugnisgeneratoren
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 Elektronik vs. Papier – was die digitale Personalakte besser kann
V Schnelle und teilautomatisierte Ablage elektronischer Dokumente
V E ziente Work ows, etwa bei abtei- lungsübergreifenden Freigabeprozes- sen
V Jederzeitiger und ortsunabhängiger Zugri  (stationär oder mobil) auf ab-
gelegte Informationen – auch für Füh- rungskrä e
V Verbesserter Datenschutz durch indi- viduell de nierbare Lese- und Bearbei- tungsrechte
V Ordnung in den Personalakten durch eine einheitliche digitale Struktur
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Technologien






































































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