Page 152 - Handbuch HR-Management
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Kapitel 3.9 / Digitale Personalakte HANDBUCH HR-MANAGEMENT
Praxistipps zur Einführung einer digitalen Personalakte
Gute Vorbereitung ist bei der Einführung einer digitalen Personalakte das A und O. Wie gelingt der Abschied vom Papier ohne Trennungsschmerz?
Ivon Christian Seifert
mmer mehr kleine und mittelständi- sche Unternehmen (KMU) möchten mithilfe einer digitalen Personalakte ihre administrativen Prozesse optimie-
ren und damit zugleich das Fundament für die weitere Digitalisierung im HR-Bereich legen. Die folgenden Tipps fassen – auf Basis prak- tischer Erfahrungen – die wesentlichen Auf- gaben zusammen, die jedes Unternehmen im Zuge der Einführung der elektronischen Akte erledigen sollte.
1. Akten bereinigen
In einem HR-internen Workshop sollten als Erstes alle in den Akten enthaltenen Doku-
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Mit einer digitalen Personalakte lässt sich schnell auf Dokumente zugreifen
mente aufgelistet werden. Was nicht mehr au ewahrungsp ichtig ist bzw. nicht mehr benötigt wird, kommt auf eine Negativliste. Vor der Entsorgung muss allerdings sicher- gestellt werden, dass das jeweilige Dokument tatsächlich nicht mehr verwendet wird. Durch die Au istung gewinnen die Projektbeteilig- ten ein Gespür für den Umfang der zu scan- nenden Seiten; außerdem lässt sich die Akten- struktur nun neu kon gurieren.
2. Zugri srechte festlegen
Eine digitale Personalakte bietet die Möglich- keit, verschiedenen Nutzern – vom Lohn- buchhalter über Führungskrä e bis zum Be- triebsrat – individuelle Zugri srechte zu ge- währen. Daher gilt es frühzeitig zu xieren:
