Page 150 - Handbuch HR-Management

Kapitel 3.8 / Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung HANDBUCH HR-MANAGEMENT
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Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnung
Das Papier löst sich in die Cloud auf, wenn die Digitalisierung das letzte Hin- dernis der Datensicherheit überwunden hat.
Ivon Michael Eß
m Umfeld der Entgelt- abrechnung grei die digitale Transforma- tion ebenso um sich
wie in allen anderen Unter- nehmensbereichen. Die Ab-
lösung der Papierdominanz
bei den Lohn- und Gehaltsab-
rechnungen hat begonnen und ent-
wickelt sich derzeit sehr dynamisch. Tech- nisch spricht nichts mehr gegen den Schritt hin zur medienbruchfreien elektronischen Verteilung der Gehaltsunterlagen über eine sichere Cloud-Plattform. Wichtig ist in jedem Fall, sich die Sicherheitsinfrastruktur des je- weiligen Cloud-Anbieters anzuschauen. Diese muss sicherstellen können, dass die sensiblen Lohndaten nicht korrumpiert werden.
Noch bekommen die meisten Arbeitnehmer in Deutschland zwar nach wie vor ihre Lohn- und Gehaltszettel in Papierform. In einer Zeit, in der alle möglichen Prozesse verschlankt und auf ihr Digitalisierungspotenzial geprü werden, steht dieses Verfahren aber mehr und mehr auf dem Prüfstand. Da ist es nahe lie- gend, dass die Cloud auch bei den Prozes- sen rund um die Entgeltabrechnung als Nut- zungsmodell akzeptiert wird. Praktisch ist
das nicht zuletzt, weil Dokumente wie die Brutto/Netto-Abrech- nung, die Lohnsteuerbeschei- nigung und der Sozialver- sicherungsnachweis in den meisten Betrieben oder bei den sie betreuenden Steuer- beratungskanzleien sowieso so waregestützt elektronisch erzeugt werden. Die vorliegen- den Daten müssen also lediglich in eine sichere Infrastruktur hochgeladen wer- den, damit die Arbeitnehmer jederzeit und
von überall darauf zugreifen können.
Neben dem direkten Zugang der Beschä ig- ten zu ihren Unterlagen bietet eine Distri- butionsplattform in der Cloud auch für das Unternehmen handfeste Vorteile: Zunächst entfällt der zeitliche Aufwand für die physi- sche Verteilung der Brutto/Netto-Abrech- nung. Dadurch wird auch der zeitliche Spiel- raum bei der Abrechnungserstellung größer, da Postlaufzeiten keine Rolle mehr spielen. Auf Wunsch stehen die Dokumente unmit- telbar nach der Abrechnung bereit. Wurden die Abrechnungen den Mitarbeitern vorher an die Heimadresse geschickt, spart das Un- ternehmen zudem das Porto für diesen Ver- sand. Zusätzlich kann es den Mitarbeitern mit den Monatsabrechnungen auch gleich noch