Page 143 - Handbuch HR-Management
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HANDBUCH HR-MANAGEMENT Kapitel 3.6 / Employee Self Service
„Employee Self Service“
Transparenz und E zienz in personalwirtscha liche Abläufe zu bringen ist das Ziel des sogenannten „Employee Self Services“.
Evon Dr. Ralf Magagnoli
mployee Self Service“ (ESS) ge- winnt in europäischen Unterneh- men an Bedeutung. Es handelt sich dabei um Mitarbeiter-Selbst-
bedienungsanwendungen, bei denen die Mit- arbeiter bestimmte Personaldaten, bspw. Rei- se- und Urlaubsanträge, Reisekostenabrech- nungen, Quali kationspro le, Anmeldung zu Weiterbildungsmaßnahmen oder Kontaktda- ten, selbst einp egen. Die Mitarbeiter in den Personalabteilungen können mithilfe von ESS zum Beispiel Reisen genehmigen, Arbeitszei- ten überwachen oder Talentmanagement be- treiben, indem sie etwa Mitarbeiter beurtei- len. Viele Anwendungen liegen als Intranet- Anwendungen vor, sind also vom ö entlichen Web abgekoppelt und nicht ö entlich zugäng- lich. Sie eignen sich insbesondere für mittle- re und größere Unternehmen ab einer Größe von 500 bis 1 000 Mitarbeitern.
Nach Angaben von Wikipedia setzen 27 Pro- zent der entsprechenden europäischen Unter- nehmen ESS ein, allerdings bereits 48 Prozent der amerikanischen und 55 Prozent der aust- ralischen.(1) Die Vorteile liegen auf der Hand: Die personalwirtscha lichen Prozesse werden transparenter, die Datenqualität wird verbes- sert, die Daten lassen sich  exibler nutzen und die P ege der Stammdaten wird einfacher und e zienter. Zudem wird die Eigenverantwor-
tung der Mitarbeiter gestärkt; die Personalab- teilung wird entlastet, was wiederum Zeit- und damit Kostenersparnis mit sich bringt. Diesen Vorteilen stehen gewisse Nachteile entgegen, vor allem dann, wenn bestimmte Aspekte bei der Einführung nicht beherzigt werden: Das Unternehmen muss eine bestimmte Größe besitzen, damit sich der Einsatz eines ESS ren- tiert. Hierbei sind die Kosten für die Einfüh- rung einer solchen Anwendung zu bedenken, So warekosten, Hardwarekosten, Schulungs- kosten. Für kleinere Unternehmen ist der Einsatz eines SaaS-Modells denkbar, bei dem So ware und IT-Infrastruktur von einem ex- ternen Dienstleister betrieben werden und der Zugri  auf die So ware via Webbrowser ermöglicht wird. Die Servicenehmer zahlen dem Dienstleister dafür ein Nutzungsentgelt.
Garantien für Sicherheit und Service
Außerdem müssen Sicherheit und Service ge- währleistet sein. Hierbei ist insbesondere der Aspekt Datensicherheit zu berücksichtigen, handelt es sich doch bei Personaldaten, bspw. der digitalen Personalakte oder den Lohnkon- ten, um äußerst sensible, sprich schützens- werte Daten. Die Anwendung muss also ga- rantieren, dass die Zugangsberechtigungen zuverlässig greifen, und zugleich muss das Vertrauen der Mitarbeiter in die Anwendung gestärkt sein. Nichts ist schlimmer als die Ein- führung einer So ware, der die Beschä igten
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